Ausgangssituation
In der Umzugsabteilung des Partners arbeiteten nicht alle Standorte wirtschaftlich. Ein Netzwerk zwischen den Standorten war zwar in der Organisationsstruktur erkennbar, eine Kommunikation unter ihnen fand aber kaum statt. Um die Digitalisierung voranzutreiben, wollte der Partner vorher in eine Lösung investieren, die lediglich die Transporte anzeigt und auf einer Karte darstellt.
Von Auftragnehmern mussten initial folgende Probleme gelöst werden:
- Wirtschaftlichkeit mehrerer Standorte nicht gegeben
- Übersicht über Umzugsaufträge aller Standorte nicht zentral vorhanden
- Digitalisierung im Unternehmen schwierig umzusetzen
Die Lösung
tep-IT
tep-IT wurde mit folgenden Punkten beauftragt:
- Das existierende Transport Execution System für Umzüge anpassen
- Schaffen einer zentralen Plattform zur Vergabe von Umzügen
- Erleichterung der Nachverfolgung von einzelnen Aufträgen und deren Vergabe
- Wenig Workflow-Umstellungen auf Seiten des Partners
- Darstellung der Transporte
- Schaffen eines aktiven Netzwerkes zwischen den Standorten
- Standorte anhalten, wirtschaftlicher zu arbeiten
- Auftragsvergabe an Umzugsunternehmer aus dem System
- Verzeichnis aller Umzugsunternehmer des Partners darstellen
Kunde
Der Kunde war zeitgleich mit folgenden Aufgaben betraut:
- Schnittstelle zu eigenem Abrechnungssystem beauftragen
- Abrechnungs-Software mit nötigen Punkten erweitern
- Beteiligte Standorte feststellen
- Präferierte Umzugsunternehmer feststellen und über das System informieren
- Dienstleister feststellen und informieren
- Bereitstellen von Assets, damit diese in das System eingepflegt werden können
Das Ergebnis
Für die Anpassung der Software wurde die bestehende Transport Execution Platform zur Grundlage genommen und mit Mitarbeitern des Partners auf deren Bedürfnisse abgestimmt.
Ziel in der Planung war es, ohne markante Umstellung der Mitarbeiter dafür zu sorgen, dass das Partner-Netzwerk genutzt wird. Dafür wurde eine Schnittstelle zum bestehenden, nun vorgeschalteten System beauftragt. Damit ändert sich der Workflow für die Mitarbeiter in der gewohnten Software nur geringfügig. Die Daten gelangen automatisch auf die von tep-IT geschaffene Plattform und müssen anschließend nur vervollständigt werden. Zudem findet eine Auftragsvergabe innerhalb der Plattform statt und Entscheidungen können nachvollzogen werden.
Workflow
Die größte Änderung zu anderen Plattformen betrifft den Vergabeprozess.
Aufträge werden nun nach Vervollständigung erst allen anderen Standorten für eine festgelegte Zeit angeboten. Die Standorte können nun eruieren, ob sie bei einer Annahme einen geringeren Preis bei einem ihrer präferierten Umzugsunternehmer erzielen können, zum Beispiel weil sie Kenntnis einer Rücktour zum gegebenen Zeitpunkt haben. Nimmt der andere Standort an, wird ein neuer Auftrag reserviert und erst freigeschaltet, sobald die Information im Abrechnungssystem hinterlegt wird. Wenn sich kein Standort innerhalb der festgelegten Zeitspanne für den Auftrag entscheidet, verbleibt dieser beim Auftraggeber.
Der Auftrag wird in beiden Fällen automatisch als Frachtangebot mit festgelegter Preisobergrenze an die jeweils präferierten Umzugsunternehmer des Standortes, sowie jeweils an die präferierten Unternehmer am Be- und Entladeort geschickt. Interessiert sich ein Unternehmer für den Umzug, kann er ein Angebot mit eigenem Preisvorschlag einreichen. Der Disponent kann sich nun für eines der Angebote entscheiden. Interessiert sich keiner der angefragten Unternehmer, erweitert sich der Kreis auf andere präferierte Unternehmer im System und dann auf den Spotmarkt.
Angepasste oder ergänzte Punkte
- Anzeige aller für den Auftrag notwendigen Punkte aus dem Abrechnungssystem des Partners zur Einsicht für alle potenziellen Auftragnehmer
- Im Abrechnungssystem eingespeiste Dokumente werden bei Vergabe an Unternehmer weitergeleitet
- Volumen erhält eine Einteilung in Gesamtvolumen und effektives (abrechenbares) Volumen
- Fehleingaben von Orten im Abrechnungssystem werden im tep-IT System ergänzt bzw. korrigiert
- Dienstleister können aus dem System direkt beauftragt werden (z.B. Halteverbotszone)
- Aufträge, die durch die Schnittstelle in das System gelangen, erhalten den Status „Vorbereitung“ bis sie vollständig ergänzt werden
- Einkaufs- und Verkaufspreise müssen durch die verschiedenen Vergabestufen richtig gekennzeichnet sein (EK ist für vorherigen Standort der VK, VK ist späterer EK des Unternehmers)
- präferierte Umzugsunternehmer werden einem Auftraggeber zugeordnet und nicht der ganzen Plattform, können aber bei Bedarf von anderen Auftraggebern beauftragt werden
- Umzugsunternehmer können mit integriertem Abrechnungstool Abrechnungen anfragen
- Implementierung einer Karte auf Google-Maps-Grundlage, die alle laufenden Aufträge und deren Status abbildet (jeder Standort sieht seine eigenen)
Fazit
tep-IT hat es geschafft, die Digitalisierung eines großen Unternehmens der Logistikbranche voranzutreiben und dabei eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten geschaffen.
Die existierende Software wurde so angepasst, dass sie perfekt in den Workflow des Partners integriert werden kann. Dabei werden vormals langwierige Abläufe standardisiert, digitalisiert und automatisiert. Die Wirtschaftlichkeit der Standorte kann über die Plattform jederzeit geprüft werden. Die Standorte sorgen durch die Vergabestruktur selbst für einen optimalen Abgabepreis an die Umzugsunternehmer und damit einen höheren Gewinnanteil für des Gesamtunternehmen.