Ausgangssituation
Der Kunde ist zuständig für die Disposition und Abwicklung sämtlicher LKW-Transporte in der Bundesrepublik Deutschland. Jährlich werden hier ca. 4500 Sendungen disponiert. Für die Buchung der Transporte waren die Messebüros an den verschiedenen Standorten selbst zuständig. Somit wurden dezentral die Sendungen auf die angebotenen Kapazitäten verteilt.
Eine weitere große Herausforderung war hier die Nachverfolgung der Sendungen sowie ein fehlendes Track+Trace System welches diese ermöglich hätte.
Um die Prozesse in der Disposition nicht nur zu zentralisieren, sondern auch zu digitalisieren und somit zu optimieren, sowie eine mögliche T+T Lösung zu entwerfen, wurde als Partner die tep-IT GmbH ins Boot geholt. Für diese Optimierung mussten im ersten Schritt folgende Zielsetzungen erfüllt werden:
- Zusammenstellung aller zuvor genutzten, relevanten LKW-Unternehmer (im Folgenden „TU“)
- Preise der TU für relevante Relation einholen
- Preise formatieren und hinterlegen
- Präferierte TU festlegen
- Vergaberichtlinien festlegen
- Personal des Kunden für Zentraldispo festlegen
- Software Applikation zur Vergabe entwerfen und umsetzen
Die Lösung
tep-IT
tep-IT erhielt einen Auftrag mit folgender Zielsetzung:
- Anpassung und Implementierung einer prozessoptimierenden Software-Lösung
- Beratung
- Hilfe bei Auswahl und Aufbau eines TU-Pools
- Abgleich der TU mit den Compliance-Richtlinien des Kunden
- Umwandlung der TU Preise in relevante Tarifformate
- Nachverfolgung (Track+Trace) der Sendungen
Kunde
Der Kunde war zeitgleich mit folgenden Aufgaben betraut:
- Preise der relevanten TU einholen
- Festlegung der Compliance-Richtlinien für die TU
- Programmierung einer Schnittstelle vom eigenen System zur neuen Execution Applikation
Das Ergebnis
Durch tep-IT wurde somit die Transport Execution Platform entwickelt und angepasst. Auf dieser wurde, unter anderem, eine Liste von über 1000, vom Kunden bereits genutzten, TU angelegt. Wo vorhanden, wurden diesen ebenfalls die vormals gefahrenen Routen zugeordnet.
Es wurden die eingeholten Preise der TU in Tarife hinterlegt auf dessen Basis die unterschiedlichen Transporte nun anhand ihrer Routen an die TU vergeben werden konnten. Diese gestaltete sich am Anfang etwas schwierig, da entweder die TU zu den Preisen nicht fahren wollten oder dem Kunden die Preise zu hoch waren. So wurden die Transporte, trotz möglicher automatischer Vergabe via der Transport Execution Platform, händisch vergeben. Zu dieser Zeit übernahm tep-IT auch das gesamte Track+Trace der Transporte und hielt regelmäßigen, intensiven Kontakt zu den unterschiedlichen TU. Diese wurden durch tep-IT ebenfalls auf das System geschult, um so die relevanten Daten selbst hinterlegen und das T+T eigenhändig durchführen zu können.
Nach dem Umzug der Zentraldispo wurde der oben beschrieben Prozess der Tarifgestaltung und Vergabe erneut angestoßen. Diese Mal mit Erfolg. Es wurde begonnen die zu vergebenen Sendungen auf die hinterlegen Routen/Preise zu matchen. Es entstand somit eine Art „Halbautomatik“. Die Vergabe fand in diesem Schritt noch händisch statt, wobei hier zuerst die präferierten TU berücksichtig wurden. Im weiteren Schritt dann alle TU (mit der entsprechenden Route) und danach ebenfalls Spotmarkt TU ohne hinterlegte Preise. Der Kunde übernahm zu dieser Zeit auch das Track+Trace wieder selbst. Hierfür wurde von tep-IT eigens eine Track+Trace App entwickelt und den TU zur Verfügung gestellt.
Schritt für Schritt wurde eine Handvoll TU so aufgebaut, dass nun mit der, von tep-IT bereits vorgesehenen, automatischen Vergabe begonnen werden konnte. Hierzu wurde, in Abhängigkeit der Route und den entsprechenden Preisen, dem TU der zu vergebene Transportauftrag automatisch geschickt. Diese hatte dann die Aufgabe diesen eigenständig via des Systems anzunehmen und auszuführen oder abzulehnen. Bei Ablehnung wurde direkt dem nächsten, relevanten TU der Auftrag zugeschickt.
Der Erfolg
Für den Kunden stellten sich folgende Erfolge ein:
- 60-70% vollautomatische Disposition
- die gesamte Zentraldisposition wird mittlerweile von wenigen Mitarbeitern durchgeführt
- mehr Auftragsvolumen durch effizientere Prozesse
- intensivere Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und TU
- Nachverfolgung und Kontrolle durch funktionierendes Track+Trace System via App
- drastisch gesteigerter Service für den Endkunden (nicht zuletzt durch ein von tep-IT entwickeltes Kundencenter, in welchem der Kunde selbst den Überblick behalten und den Status der jeweiligen Sendung einsehen kann)
Fazit
Durch die tep-IT GmbH wurde, in Zusammenarbeit mit dem Kunden, eine Transport Execution Platform entwickelt, die es dem Kunden nun ermöglicht sämtliche LKW-Transporte vollautomatisch an seine Unternehmer zu vergeben. Des Weiteren hat der Kunde nun die vollumfängliche Kontrolle über den Status der jeweiligen Sendung durch ein, ebenfalls automatisch funktionierendes, Track+Trace System via App.
Die vollautomatisierten und digitalisierten Prozessoptimierungen erlauben es dem Kunden nun, durch frei gewordene Kapazitäten, sein Geschäftsvolumen im Messebereich weiter auszubauen.